Time management fejlesztése

​Time management fejlesztése

Mindannyiunkkal előfordult már, hogy nem jutott idő valamire, vagy éppenséggel annyi teendőnk volt, hogy neki sem láttunk a feladatoknak. A járvány kitörése után széleskörben elterjedté vált az otthoni munkavégzés, a munkáltatók pedig ennek megfelelően beépítették a home office lehetőséget a juttatási csomagjukba.

Bár az otthonról történő munkavégzés számos előnnyel jár, hisz nem kell dugóban állni, autót használni, reggel korábban kelni, így rengeteg időt takarítunk meg, ugyanakkor, fontos észrevenni, hogy a bruttó idő, amit megspórolunk, máshol könnyen elúszik. Otthon nekünk kell biztosítani az ideális körülményeket és beosztani az időnket, hogy minden feladatot el tudjunk végezni, de hogyan biztosíthatjuk a hatékony időmenedzsmentet?

1. Csökkentsd a zavaró tényezőket!

Épp, hogy csak leültél de a mosógép már lejárt, a szárítógépnek kell még 10 perc, hogy át tudd tenni a ruhát, miközben három új e-mailed, két nem fogadott hívásod van és valaki bejelölt Facebookon... Ismerős?! Az első és legfontosabb lépés, hogy törekedjünk a munkalassító tényezők kiiktatására, hogy a rendelkezésre álló időből ne vegyenek el még többet az apróbb, zavaró dolgok. Némítsuk le a telefont és a social médiát – noha nem, mintha munkaidőben az appokon lógna az ember -, valamint használjunk fej / fülhallgatót a környezeti zajok csökkentésére. Néhány apró dolog, habár nem tűnik soknak időben, fontos kiemelni, hogy ezek azontúl, hogy félbeszakítják a munkavégzést ki is zökkentenek szellemileg. Például a ruhát kiszedni csak 2 perc volt, a munkába visszazökkenni és belemélyedni az legalább még 10-15 perc is lehet.

2. Priorizálj!

Lehetsz senior vagy pályakezdő a szakmában egy nap mindenkinek ugyanúgy 24 órából áll és el kell fogadni, hogy nem lehet mindent 1 nap alatt megcsinálni függetlenül attól, hogy munkahelyi vagy magánéleti feladatokról beszélünk. Ha sok a teendőnk akkor itt az ideje elkezdeni priorizálni. Melyik a fontosabb? Elintézni a hónapok óta tologatott hivatali ügyeket a kormányablakban vagy elkészíteni a prezentációt a jövőheti megbeszélésre? Elvinni megcsináltatni azt a szép kiszakadt ruhát, amelyet már negyed éve ígérsz magadnak, vagy megjavítani a kotyogó kilincset az ajtón? Szánj egy percet ezekre és állíts fontossági sorrendet, ami pedig nem fér bele a napba, azt engedd el.

3. Adj határidőt a feladatoknak!

Foglald keretbe a teendőidet, adj nekik kezdő és befejezési dátumot! Fontos, hogy minden feladathoz rendeljünk egy határidőt, amikorra készen kell lennie, hiszen csak így tudod nyomonkövetni a napi haladásodat, valamint nem a levegőben lógva hagyni őket.

4. Légy reális!

Amikor priorizálsz vedd azt is figyelembe, hogy 1 adott feladat elvégzése mennyi időt vesz igénybe számodra. Bár az „5 perc alatt összedobom a céges anyagot” dolog jól hangzik, mindannyian tudjuk, hogy ezek nem 5 és nem is 10 percbe telnek, hanem jóval többe. Csak úgy, ahogyan az okmányokkal járó ügyintézés is kiszámíthatatlan. Hiába tervezzük meg, hogy 1 óra alatt letudjuk, ha a valóságban ennél jóval több időt vesz igénybe akkor a többi feladatra már nem jut elég idő, ami miatt meg könnyen úgy érezhetjük nem voltunk elég produktívak a nap folyamán.

5. Ne mondj mindenre igent!

A jófejségnek és a kedvességnek is meg van a határa. Ha egy kolléga segítséget kér tőled valamiben, miközben neked ezer más dolgod van, nyugodtan mondj nemet, vagy kérd meg, térjetek rá vissza később/ másnap. Biztosan meg fog téged érteni és nem lesz belőle gond később.

6. Koncentrálj egyszerre egy feladatra.

A „multitasking” egy remek dolog, de nem mindenki képes egyszerre több teendőre ugyanakkora figyelmet fordítani. Amennyiben hatékonyabbá akarunk válni és az adott feladatot időben és jól el szeretnénk végezni akkor törekedjünk arra, hogy egyszerre csak egy dologra koncentráljunk.

7. Tervezz előre!

Tervezd meg már vasárnap délután a következő hetedet, hogy melyik nap milyen feladatokat kell elvégezned és milyen sorrendben! A kis idő, amit a tervezésre szánsz a hét folyamán többszörösen megtérül, hiszen nem „helyben” kell kitalálnod, hogy mi legyen a következő feladat, hanem egy fix terv alapján intézed további teendőidet amelyekre fejben a nap folyamán már jóval korábban rá tudsz készülni.

Ha úgy érzed, hogy jól bánsz az időddel és szeretnéd karriered egy következő szintre emelni akkor nézz szét állásajánlataink között az alábbi linkre kattintva: https://www.kellyservices.hu/allasok