Hogyan telefonálj helyesen?

Hogyan telefonálj helyesen?

Milyen gyakran használod a telefonodat valóban telefonálásra? Ha nem múltál még el 35, akkor nagy valószínűséggel azt fogod válaszolni, hogy szinte sosem. A legtöbb Y és Z generációs munkavállaló inkább preferálja a chatet vagy e-mailt a kommunikálásra. Függetlenül a korodtól és preferenciáidtól, nagy előnyre tehetsz szert a megfelelő telefonálási technikával.

Egyre nagyobb az igény az ügyfélszolgálatban dolgozókra, mivel az X és az úgynevezett „Baby Boomer” generáció még mindig inkább telefonál, ha valami problémája akad. De nem csak nekik fontos a jó telefon etikett, hatalmas előny lehet a jó telefonos kommunikációs készség akár egy marketing, sales vagy HR pozícióban is.Viszont gyakran a munkáltatók aktívan keresik ezeket a készségeket beosztástól függetlenül. 
Mit kell tenned, hogy a lehető legtökéletesebben telefonálj?

1.      Gondold végig miről akarsz beszélni

A legjobb módja ennek, ha készítesz egy listát arról, hogy mit szeretnél megbeszélni és milyen kérdésekre szeretnél választ kapni. Tégy úgy mintha rögtön hangpostát hívnál. Legyen az üzeneted a lehető legegyértelműbb és legpontosabb.

2.   Mindig mutatkozz be a hívás elején

Akkor is, ha úgy érzed, hogy túl rövid vagy jelentéktelen lenne a bemutatkozás. A hívópartnerednek szüksége lesz rá, hogy valahogyan orientálja magát a beszélgetésben, könnyen ki tudja zökkenteni az embert, ha ezeket a felesleges köröket le kell futnia. Mindig jelentsd be a nevedet, a pozíciódat és a céget, ahonnan keresed. Kérdezd meg, hogy a megfelelő emberrel beszélsz és megfelelő időpontban hívtad. Ha nem megfelelő, akkor beszélj meg egy időpontot, amikor a beszélgetést folytatni tudnátok.

„Jó napot kívánok, Kelli Vilmos vagyok a Kelly Services Hungary-től hívom. Koronás Györggyel szeretnék beszélni”

3.   Ne hagyd, hogy eltereljék a figyelmed

Csak a telefon másik végén lévőre koncentrálj! Talán egyértelműnek tűnhet, de sokan úgy gondolják, hogy a rutinhívásokat pár perc alatt le tudják vezényelni, hiszen csak kérdeznek valamit, közben akár tudnak mással is foglalkozni. Ezt teljes mértékben kerüld el! Ha sürgető dolgod akad a hívás közben, akkor ezt közöld a telefonpartnerrel és kérd meg, hogy tartsa egy kis ideig. Nincsen semmi gond ezzel, lehetséges, hogy olyan kérdést tett fel, amit nem tudsz teljes mértékben megválaszolni, amihez valakivel beszélned kell. A lényeg, hogy gyorsan intézd el ezt a teendőt és mindenképpen köszönd meg türelmét, amikor visszatérsz.

4.   Beszélj lassan és érthetően

Számos oka lehet annak, hogy miért nem értenek meg megfelelően a vonal másik oldalán. Regionális akcentus, nyelvi gát, hallásprobléma vagy rossz telefonkapcsolat. Beszélj lassan és érthetően így csökkentve az esélyét annak, hogy elbeszéltek egymás mellett. Lehet, hogy sok dologról szeretnél beszélni, lehet, hogy izgatott vagy gyakorlatlan vagy még, de ne hagyd, hogy ez feszélyezzen, mert végső soron a cél az üzenet átadása.

5.   Hallgass figyelmesen és na szakítsd félbe

Egyesek gyorsan és körmönfontan beszélnek, mások lassan és megfontoltan. Akárhogyan is, de mindig légy türelmes és figyelj a partnered mondanivalójára. Jegyzeteld le a legfontosabb pontokat a beszélgetés alatt, hogy akár közben, akár utána utalni tudj vagy akár kérdezni ezekről. De semmilyen esetben sem szakítsd félbe a mondanivalóját. Apróbb igenlő válaszokat adhatsz, mint például: igen, értem, rendben stb. Ezek jó módja érdeklődésed vagy megértésed mutatásának és önbizalmat vagy távpontot adhat a beszélőnek.

Forrás:
https://www.kellyservices.us/us/careers/career-resource-center/managing-your-career/the-value-of-good-phone-etiquette/

https://www.advancedetiquette.com/2012/01/8-telephone-etiquette-tips/

https://blog.hubspot.com/service/phone-etiquette