Kellemetlen beszélgetéseket folytatni az alkalmazottakkal elkerülhetetlen egy munkahelyen. Legyen szó teljesítményről, munkahelyi konfliktusról, negatív tapasztalatról vagy személyes ügyekről ,egy munkaadónak mindig tudni kell a dolgokat a helyén kezelni. Eredményesen kivitelezni egy kínos beszélgetést nem egy egyszerű dolog, de minél inkább elsajátítja az ember ennek a képességét, annál könnyebb lesz.
A személyes megbeszélések tökéletesek arra, hogy megejtsük a trükkös beszélgetést. Nagyon fontos, hogy felkészüljünk előtte, de ne felejtsük el: a kommunikáció egy két irányú utca. Ha elmondjuk világosan a másiknak, hogy miről szeretnénk vele beszélni, lehetőséget nyújt neki is a felkészülésre és tiszta elvárásokkal indultok neki a beszélgetésnek. Például küldjünk neki egy semleges üzenetet előre, amiben:
Ahelyett, hogy azt írnánk: ,,Beszélnünk kell arról, ami a meetingen történt!” Írjuk azt,hogy: ,,Kíváncsi vagyok, hogy mit gondolsz a véleményütközésekről, amik a meetingen történtek. Szeretném, ha beszélnénk róla a következő személyes meetingünkön.” Ha gyakran tartunk személyes megbeszéléseket, akkor kevésbé tűnik kínosnak egy ilyen megbeszélés, hiszen nagyobb bizalommal fordul mindkét fél egymáshoz és kevesebb meglepetés éri őket.
Ahhoz, hogy felkészülj a kellemetlen személyes beszélgetésre fontos, hogy áss mélyre előtte és értsd meg a saját érzéseidet-hogy tisztán kommunikálj. Válaszd el egymástól azt amit tudsz és azt, amit érzel! Végezhetsz előtte egy tárgyilagos gyakorlatot is: milyen tanácsot adnál a barátodnak, kollégádnak ha a te cipődben lenne. Gyűjtsd össze az összes tényt, majd gondolj a kimenetelre, amit szeretnél! Amint ez megvan, építsd fel a beszélgetést hátulról! Csinálj pár jegyzetet jó előre olyan dolgokról, amiket biztos nem szeretnél kihagyni a beszélgetésből. Ha egy nehéz témáról kell beszélni egy olyan emberrel, aki közel áll hozzánk, még a legjobbakkal is megesik, hogy elérzékenyülnek. Amennyiben uralkodni akarunk az érzelmeink felett a legjobb opció, ha megtaláljuk az egyensúlyt az elfogult és a tárgyilagos között.
Fontos, hogy kölcsönös bizalommal és tisztelettel forduljatok egymáshoz a kollégákkal, hogy azt érezzék bármikor jöhetnek hozzátok a problémáikkal. Ha gyakran tartottok olyan személyes beszélgetéseket, amelyben folyamatosan visszacsatoltok a tevékenységeikre , eredményeikre, akkor bátrabban fognak kellemetlen téma kapcsán hozzátok fordulni. Amennyiben ilyenre kerül sor, akkor tegyél fel kérdéseket a beszélgetés során hiszen így azt bizonyítod, hogy kíváncsi vagy a másik mondandójára. Azzal tudod megtörni a jeget,hogyha az első pillanattól nyitottságot közvetítesz.
Ha nehéz szituációba keveredik két ember, az elsődleges kiút az lehet, ha megpróbálják megérteni egymást. Néha a probléma gyökere nem más, mint a félreértés ami abból eredezik, hogy valami főbb információ elkerülte a figyelmünket. Legyél empatikus, adj teret a munkatársadnak, hogy ismertesse az álláspontját azelőtt, mielőtt te lerohannád a sajátoddal. Ne felejtsd! Van különbség a ,,tudomásul vettem” és az ,,elfogadom” között. Nem kell hangoztatni folyamatosan a beosztottad véleményét, csak azért, hogy mások is meghallják. A meghallgatása viszont nagyon fontos. Egy kutatás szerint a munkavállalók 17%-a úgy érzi, hogy a közvetlen vezetőjük egyáltalán nem kíváncsi a véleményükre. Ez az érzés nagymértékben rányomja a bélyegét a vezető-beosztott kapcsolatra. Erős korreláció van aközött, hogy a munkavállaló azt érzi, hogy a vezetője ad a véleményére, és hogy mennyire érzi magát a csapat tagjának. Ha elég nyitott vagy, azzal nemcsak azt éred el, hogy az emberek bátran fognak hozzád fordulni, de azt is, hogy egy együttműködő munkahelyi környezetet teremtesz.
Próbáljatok fejben megoldást találni a problémára, a személyes beszélgetésen pedig osszátok meg egymással, ötleteljetek, építsétek fel közösen a nulláról a társalgást és találjátok meg az arany középutat. Attól lesz sikeres a megbeszélés, ha ráleltek közösen a probléma leghatékonyabb megoldásának módjára, nem pedig ha a saját igazatokat próbáljátok lenyomni a másik torkán.
Határozd meg előre a témáját mindig az elkövetkezendő személyes találkozónak! Bizonyosodj meg, hogy mind a ketten úgy álltok fel a végén, hogy sikerült elérni a várt hatást és felvázolni világosan a problémát.
Kellemetlen témákról beszélni egyáltalán nem egyszerű, egy kihívás, mely sok gyakorlást igényel.Ha jól kivitelezzük, az saját és a csapatunk hasznára is válhat.